Automatyzacja komunikacji w ramach systemów do zarządzania rekrutacjami oraz ustrukturyzowanie wywiadów telefonicznych znacząco ułatwia codzienną pracę HR-owca. Niestety, niesie to ze sobą jednocześnie ryzyko zbytniego sformalizowania komunikacji z kandydatem.

Kontakt z nim przebiega w trzech kanałach:

• telefonicznym – zaproszenie na rozmowę o współpracę, poinformowanie o wynikach rekrutacji,
• elektronicznym – wiadomości e-mail odnośnie procesu rekrutacji,
• bezpośrednim – wywiad, sesja Assessment Center.

Jeżeli kandydat, którego chcemy zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną rozpozna stosowany przez nas skrypt, relacja zostanie automatycznie silnie sformalizowania. W związku z tym, warto wyjść nieco poza ustalony schemat i pokazać swoją ludzką twarz. Podczas rozmowy warto okazać kandydatowi swoje emocje, na przykład z tego, że znajdzie on czas na spotkanie w zaproponowanym przez nas terminie czy pozwolić sobie na żart.

Warto również postarać się, aby nasze wiadomości elektroniczne zawierały zwroty budujące oraz wzmacniające relację z kandydatem. Wysyłając mu zaproszenie na rozmowę, możemy na przykład nawiązać do mniej formalnych informacji, które udało nam się zdobyć podczas pierwszego kontaktu („życzę udanego urlopu”). W ten sposób nie będzie miał on przekonania, że komunikuje się z maszyną.

Gdy kandydat sam podejmuje kontakt, na przykład dziękując nam za możliwość spotkania, należy udzielić odpowiedzi i wymienić z nim uprzejmości. W ten sposób zyskujemy szansę na wzmocnienie spersonalizowanej więzi z potencjalnym pracownikiem.

Do kandydatów, którzy doszli do ostatniego etapu rekrutacji retail, lecz nie zostali wybrani, najlepiej zadzwonić osobiście i podziękować im za udział w procesie oraz wyjaśnić powody takiego, a nie innego zakończenia sprawy. Ciekawszym kandydatom możemy zaproponować podtrzymanie znajomości na portalu takim, jak LinkedIn, który jest przeznaczony do nawiązywania kontaktów zawodowych.